フランクリン・プランナーの時間管理講座 ビジネスに生かす手帳活用実践講座「第8回 プロジェクト・プランニング」

フランクリン・プランナー・ジャパン株式会社

タスクをプロジェクトと考える

あなたの目標、チームや会社の目標を達成させるには、毎日のルーティンワークや緊急対応などをこなしながら、目標達成に向けたタスクを行わなければなりません。また、ビジネス・パーソン以外の役割も果たしながら目標達成のタスクを実行しなければなりません。そのためには、前号でご紹介したように、一週間単位で役割のバランスを考えて計画を立て、行動することがポイントとなります。
しかし、計画したタスクを実行しようとすると、ルーティンワークに加えてクレームへの緊急対応、上司からの突然の依頼など、計画したタスクを邪魔するかのようにたくさんの仕事が襲ってきます。さらに、タスクは増えることはあっても減ることはなく、仕事の内容はますます複雑になるばかりです。このままでは仕事に追われてしまい、緊急ではなく重要な「第Ⅱ領域」のタスクの実行がますます難しくなります。
こうした状況から抜け出すには、単にタスクをスケジュールとしてこなすだけでなく、関連のあるタスクをプロジェクトと考えて、管理・実行することが必要です。そうすることで、明確にルーティンワークと区別することができるようになり、計画を実行する可能性が増します。現在行っている仕事をプロジェクトとして捉えることで、計画が立てやすくなります。
プロジェクトといっても難しく考える必要はありません。ひと言でいえば、「特定の目標を達成するために一定期間続く仕事」のことです。終わりがあり、時間やゴールが決まっているものです。あるひとつのテーマや課題に関連するタスクはプロジェクトとして考えることもできますが、実際には、毎日のルーティンワークとは別に、特定の課題を一定期間内で解決することがプロジェクトとなるのです。
例えば、顧客からあるイベントの相談を受けたとします。それをＸプロジェクトとして捉え取り組むのです。プロジェクトは自部門のみでなく、組織や役職を超え、あらゆる組織、あらゆる階層にまたがることもよくあります。マネージャーであれば、新方針の策定や経費削減プロジェクトの旗振り役を担当するかもしれません。